۱۰ اشتباه ساده اما بزرگ در هنگام ارسال ایمیل

نامه الکترونیکی و یا ایمیل ، تفاوت در معنا نیستند که تفاوت در صدای کلمهای هستند که بسیاری به آن وابسته شده اند و یا کارهای مهم روز خود را توسط آن انجام میدهند و یا با استفاده از آن سرگرمیای فراهم کرده و مطالب مورد علاقه خود را دریافت و ارسال میکنند.

در سالهای اخیر به علت سرعت و راحتی ارسال اینگونه نامهها که با امکانات بیشتر نیز برای کاربران فراهم شده است، حجم تبادلات نامه  و اطلاعات در این سطح به میزان بسیار بالایی افزایش یافته است.

آنچه که مطرح است با افزایش استفاده از یک روش، میزان اشتباهاتی که ممکن است در آن زمینه رخ دهد نیز افزایش مییابد. جالبتر این که بر طبق آمار و مشاهدات، انواع این اشتباهات بسیار ساده بودهاند و سطح رخداد آنان میتواند بر بسیاری از مسائل از جمله کار، شرایط پیشرفت در شغل و غیره تاثیر بگذارد.

آشنایی با تعدادی از آنان، با همهی سادگی آنها باعث خواهد شد تا نسبت به جلوگیری و هوشیاری برای عدم انجام این اشتباهات اقدام کنیم:

۱. ارسال قبل از موعد

همیشه بعد از آن که کل محتوای ایمیلتان آماده و تکمیل شد، در بخش دریافتکننده آدرس ایمیل را وارد کنید. این موضوع باعث دقت بیشتر شما در ارسال خواهد شد، و از احتمال رسیدن نامه به اشخاصی که مد نظر نبودهاند کم خواهد کرد. هم چنین نامه شما ناکامل و نصفه نیمه برای کسی ارسال نخواهد شد و از وقوع حوادثی از این قبیل که موجب خجالت شما میشود جلوگیری خواهد کرد.

۲. فراموش کردن انجام پیوست مطلب به نامهتان

اگر میبایست به نامه شما مطلبی پیوست شود، پیش از آن که متن اصلی ایمیل خود را بنویسید، آن مطلب را پیوست (Attach) کنید. از آنجایی که اصل مطلب نامه بیش از بخش پیوست آن در نظر نویسنده است موجب خواهد شد که فرد با هوشیاری بیشتری عمل کند و قبل از زدن دکمه ارسال نسبت به  تکمیل نامهای که پیش از آن پیوستش را انجام داده اقدام کند.

۳. انتظار جواب در لحظه و برخورد با آن همانند صفحات مکالمه مستقیم  و یا چت

وقتی مطلبی را ارسال میکنید سریعا سی ثانیه بعد با فرد دریافتکننده تماس نگیرید که جواب مطلب چه شده است و یا بپرسید که آیا دریافت کردهاند یا خیر. در صورتی که مطلب فرستاده نشده باشد، خود ایمیل پیام هشدار در عدم تحویل مطلب را به شما خواهد داد. بنابراین به دید یک نامهای که  باید مراحل کار آن انجام شود نگاه کرده و انتظار جواب بدان را منطقی دنبال کنید.

۴. ارسال مجدد مطالب بیفایده

به طور مثال ایمیل شما در صورتی که کاربرد تجاری و کاری برای شما دارد معنایی نخواهد داشت که شما میلهایی چه از بابت جوک و شوخی و چه در باب مسائل اخلاقی را دریافت و یا ارسال کنید. مسلما در زمان کار فرصت خواندن آنها را نخواهید داشت و وجود چنین ایمیلهایی نیز در صورت وقوع اشتباه در ارسال آنان موجب خجالت و شرمندگی شما خواهد شد.

۵. پاسخ به ایمیل بدون مرور و خواندن مطلب

بعضی اوقات هست که تنها ایمیلهایی را پاسخ میدهیم که تنها به چشم ما فرستنده آنان آشنا هستند. اگر از ایمیل خود در زمینه کارتان استفاده میکنید سعی کنید تمام ایمیلهای جدید خود را چک کنید و برای بالا رفتن روابط کاری خود آن را لازم بدانید. همه مطالب جدید میلتان را مرور کنید و سعی کنید به آنهایی که لازم است حتما پاسخ دهید.

۶. حذف کردن دریافتکنندگان ایمیل پس از جواب به همه آنان

این که پاسخ کسی را داده باشید دلیل نخواهد بود که بلافاصله آن را پاک کنید. این افراد و آدرس مورد نظرشان احتمال دارد در آینده به کار شما آید. البته این هم  دلیل نخواهد بود شما هر فردی را در لیست خود نگه دارید. اما نسبت به ثبت افراد لازم در کسب وکار و حتی در روابط عادی خود حساس باشید.

۷. هر مطلبی را سریعا پاسخگو باشید

این نکته باز هم بیشتر برای کسانی که کسب وکارشان به ایمیل وابسته است صدق میکند. جواب هر ایمیلی در صورتی که در زمان خود و به سرعت داده نشود مطمئنا جوابی بیاعتبار خواهد بود. در نظر داشته باشید در این سرعت پاسخگویی دقت در درستی نوشتار و صحت مطالب را فراموش نکنید.

۸. فراموش کردن یک سری اصول نامهنگاری

بیشتر افراد در نوشتن ایمیل عجله به خرج میدهند و سعی میکنند از کلمات اختصار در آن استفاده کنند. با سلام  نامه را شروع کرده و با تشکر به پایان میبرند در حالی که ممکن است در این میان نام شخص را از یاد بردهاند. سعی کنید آداب نامهنگاری را در ایمیل فدای اختصار در آن نکنید.

۹. ارسال نامه زمانی که عصبانی هستید

مسلما نوشتن هر نامهای  در شرایط روحی نامناسب نتیجه مطلوبی ندارد از این کار خودداری کنید.

۱۰. استفاده و یا اشتباه املایی در عنوان نامه

معمولا زمانی که به نامهای پاسخ میدهید، سیستم به صورت اتوماتیک "در جواب عنوان قبلی" را برای شما در نظر میگیرد. درصورتی که عنوان مطلب شما تغییر کرده است به آن توجه کنید و سعی کنید در نوشتن آن دقت کنید.

و بسیاری موارد دیگر. در مجموع میبایست خاطر نشان کرد که سرعت در ارسال نامههای این چنینی نباید باعث شود که دقت و توجه به  درستی آنان تحتالشعاع واقع شود.